Las personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica que vayan a ser titulares de relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria deberán solicitar un NIF. Desde 2008, el término “CIF” dejó de utilizarse formalmente. Actualmente, todas las personas jurídicas, incluidas las asociaciones sin ánimo de lucro, obtienen un NIF.
¿Cuándo solicitar el NIF y qué modelo utilizar?
La solicitud se efectuará mediante presentación de la declaración censal de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores (modelo 036). Se deberá solicitar antes de realizar cualquier entrega, prestación o adquisición de bienes o servicios, percepción de cobros o abono de pagos, o contratación de personal laboral, para el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.
Documentación necesaria
El NIF será provisional mientras la entidad no aporte copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución y de los estatutos sociales o documento equivalente, así como certificación de inscripción en un Registro Público, cuando proceda. El NIF provisional o definitivo no se asignará a las personas jurídicas o entidades que no aporten, al menos, un documento firmado en el que los otorgantes manifiesten su acuerdo de voluntades para la constitución de la persona jurídica o entidad u otro documento que acredite situaciones de cotitularidad.
Copia de la escritura pública o documento fehaciente de su constitución y de los estatutos sociales o documento equivalente. Copia de un documento debidamente firmado en el que los otorgantes manifiesten su acuerdo de voluntades para la constitución de la persona jurídica o entidad y, en su caso, un certificado, que esté vigente, de no coincidencia de nombre del Registro Público en el que fuera obligatoria la inscripción de la entidad.
Plazos y tramitación
Se asignará el NIF en el plazo de diez días. El NIF será provisional mientras la entidad no aporte la documentación pendiente necesaria para la asignación del NIF definitivo. Cuando se asigne NIF provisional, la entidad quedará obligada a la aportación de la documentación pendiente necesaria para la asignación del NIF definitivo en un mes desde la inscripción en el Registro correspondiente o desde el otorgamiento de los documentos citados, si no fuera necesaria la inscripción de los mismos en el Registro correspondiente.
Transcurrido este plazo sin que se haya aportado la documentación pendiente, se podrá requerir su aportación, otorgando un plazo máximo de diez días para su presentación o para justificar los motivos que la imposibiliten, con indicación del plazo necesario para su aportación definitiva. La falta de atención en tiempo y forma del requerimiento podrá determinar la revocación del NIF provisional.
Solicitud del NIF definitivo
Para solicitar el NIF definitivo se deberá presentar declaración censal de modificación (modelo 036), en la que se harán constar, en su caso, las modificaciones producidas respecto de los datos consignados en la declaración de solicitud del NIF provisional que no hayan sido comunicados a la Administración en anteriores declaraciones censales de modificación, y a la que se acompañará la documentación pendiente.
Un plazo de seis meses desde su asignación, dentro del cual debe ser aportada la documentación necesaria para la obtención del NIF definitivo. Del plazo de un mes desde la inscripción en el registro público correspondiente o desde el otorgamiento de las escrituras públicas o documentos fehacientes de su constitución y de los estatutos sociales o documentos equivalentes de su constitución.
Comprobaciones y posibles denegaciones
La Administración Tributaria podrá comprobar la veracidad de los datos comunicados por los interesados en sus solicitudes de NIF provisional o definitivo. Se podrá denegar la asignación del NIF provisional o definitivo cuando de la comprobación efectuada por la Administración Tributaria resultase que los datos comunicados por los interesados no son veraces. El NIF asignado puede ser revocado.
Cambios que afectan al NIF
No, el NIF será invariable salvo que cambie su forma jurídica o nacionalidad. Sí, se podrá solicitar siempre que se acredite que la escritura de transformación se ha presentado en el Registro Mercantil y la inscripción se ha dejado pendiente hasta que se aporte el NIF asignado a la nueva entidad. Sí, puede asignar un NIF provisional a las personas jurídicas o entidades en periodo de constitución.
Particularidades según tipo de entidad
- Sí, una declaración censal de modificación, modelo 036, en la que consten, en su caso, todas las modificaciones que se hayan producido respecto de los datos declarados inicialmente para la asignación del NIF provisional.
- Las entidades con personalidad jurídica deberán comunicarlas hasta que se inscriban en el registro correspondiente y obtengan el NIF definitivo. En cambio, las entidades sin personalidad jurídica deberán comunicar estas variaciones, aunque hayan obtenido un NIF definitivo, salvo las comunidades de propietarios.
- Si los socios, miembros o partícipes no son residentes en España, se deberá hacer constar su residencia fiscal y la identificación de su representante fiscal en España, si lo hubiera.
- Deben disponer de NIF propio, tanto si se trata de socios españoles como extranjeros comunitarios o no comunitarios, independientemente de que se trate de un sujeto pasivo del Impuesto sobre Sociedades o de una entidad en atribución de rentas.
Obligaciones fiscales tras obtener el NIF
Solicitar el NIF no es solo obtener un número. Muchas asociaciones creen que no deben repercutir IVA por ser “sin ánimo de lucro”. Esto es incorrecto. Tendrá obligaciones de practicar retenciones e ingresar modelos como el 111 o 115. Obtener el NIF no es un simple trámite administrativo.
Presentación telemática y presencial del modelo 036
Existe un procedimiento especial para la solicitud de asignación de NIF a entidades (Modelo 036) sin necesidad de efectuar la gestión presencialmente, a través del Registro electrónico de la Agencia Tributaria. Para solicitar un número de identificación fiscal de una persona jurídica o entidad pedirá cita con el NIF de la persona que vaya a solicitarlo.
Presentación en papel del modelo 036: PASO 3.- Presentación del Modelo 036 en PDF y de la documentación adicional necesaria en el Registro electrónico de la Agencia Tributaria en el trámite "Modelo 036. Selecciona o arrastra el fichero. Como indica el aviso que aparece al generar la predeclaración, el modelo 036 en PDF tiene carácter de borrador y no tiene validez hasta que no haya sido presentado en la AEAT.
Situaciones especiales y ejemplos prácticos
Cuando traslada su domicilio social fuera de territorio español y un Convenio Internacional con el país a donde se traslada no permite que mantenga su nacionalidad española, no, salvo que con el traslado cambie su personalidad jurídica o nacionalidad en virtud de lo establecido en el Convenio Internacional con el país al que se traslada. Cuando traslada su domicilio social a territorio español y un Convenio Internacional no permite que mantenga su nacionalidad de origen, se le otorgará un NIF “N” de entidad extranjera como no residente mediante un modelo 036.
Sí. Para su validez y eficacia deberán estar traducidos al castellano, o a otra lengua oficial en España, y dejar constancia de ser auténticos mediante legalización diplomática o mediante apostilla de la Haya.
Recomendaciones prácticas al cambiar el CIF/NIF de una hermandad o cofradía
- Solicitar el NIF mediante el modelo 036 antes de iniciar cualquier actividad sujeta a obligaciones tributarias.
- Si se asigna NIF provisional, aportar la documentación pendiente en el plazo establecido para evitar revocaciones.
- Comprobar la correcta identificación de socios, miembros o partícipes, NIF, domicilio fiscal y cuota de participación.
- Utilizar el Registro electrónico de la Agencia Tributaria para presentar el modelo 036 y la documentación adicional.
Procedimiento en caso de modificación de datos o transformación
Para solicitar el NIF definitivo, o en caso de modificaciones relevantes, deberá presentarse la declaración censal de modificación (modelo 036), en la que consten, en su caso, todas las modificaciones que se hayan producido respecto de los datos declarados inicialmente para la asignación del NIF provisional. Sí, una declaración censal de modificación, modelo 036, en la que consten, en su caso, todas las modificaciones que se hayan producido respecto de los datos declarados inicialmente para la asignación del NIF provisional.
CIF y NIF: ¿Cuáles son las diferencias? 💰 Números de Identificación Fiscal en España
Tabla resumen: plazos y documentos
A continuación, una tabla con los plazos y documentación básica que suele exigirse:
- Asignación NIF provisional: plazo de asignación 10 días; documentación mínima: documento firmado que acredite acuerdo de voluntades.
- Entrega de documentación pendiente para NIF definitivo: 1 mes desde inscripción u otorgamiento; posible requerimiento adicional de 10 días.
- Revocación: posible si no se cumple el requerimiento en tiempo y forma.
Notas legales y normativa aplicable
Lo comentado anteriormente se ha llevado a cabo a través de la Orden HAP/5/2016, de 12 de enero (BOE de 15 de enero), que modifica el artículo 3 (claves sobre la forma jurídica de entidades españolas) de la Orden EHA/451/2008, de 20 de febrero, por la que se regula la composición del número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica -en vigor a partir del 16 de enero de 2016-.
En la práctica, muchas gestiones relativas al NIF y su modificación se realizan hoy por medios electrónicos a través del Registro Electrónico de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. La documentación a aportar dependerá de la forma jurídica de la entidad.