Tratamiento protocolario y gestión del archivo diocesano: normas, organización y buenas prácticas

IMPORTANTE: Los tratamientos que a continuación se detallan tienen un carácter meramente informativo.

Consciente de la importante función que cumplen los archivos eclesiales como testigos y depositarios de la memoria de la Cristiandad, el Código de Derecho Canónico (1983) can. 486 - § 1 y 2, can. 491 - § 1 y 2, can. 1284 - § 2, nº 9º promueve la conservación de los documentos según criterios científicos y archivísticos. Más modernamente, la Comisión Pontificia para los Bienes Culturales de la Iglesia, en su Carta Circular La función pastoral de los Archivos eclesiásticos (1997), pone de manifiesto la importancia de la conservación documental en los archivos eclesiales como depositarios de la "memoria de las comunidades cristianas".

Marco normativo y criterios de conservación

El Reglamento de los Archivos Eclesiásticos Españoles (1976) establece principios básicos sobre la gestión, la conservación y el acceso, y considera el préstamo de documentos como una excepcionalidad. En nuestra Comunidad Autónoma Vasca, la ley 7/1990 de Patrimonio Cultural Vasco, de 3 de julio, en su art. 60 considera documentación histórica aquélla con una antigüedad superior a los 50 años.

¿Pero debemos guardar todos los documentos?; ¿cuáles?; los que deben conservarse ¿cómo hemos de hacerlo?; los trabajos en soporte informático ¿son archivables?, ¿tienen carácter oficial?; los documentos de archivo ¿han de dejarse a todo aquél que los solicite? Estas preguntas orientan la política de selección y expurgo documental.

Política documental: clasificación, expurgo y encuadernación

• Clasificación documental: Los documentos han de ser clasificados teniendo en cuenta la organización de la entidad.
• Expurgo: No todos los documentos emitidos o recibidos son necesariamente perdurables.
• Encuadernación: Se recomienda agrupar en carpetillas individualizadas y, a ser posible, encuadernar toda la documentación que forme un bloque común, asunto o expediente (Ej.: Expedientes de Restauraciones, Actividades Anuales, Memorias Económicas, Correspondencia General, etc.).
• Propiedad institucional: Toda la documentación producida o recibida en el ejercicio de un cargo, aún siendo nominativa, no es de propiedad personal, sino de la institución o entidad que representa o ha representado.

Gestión de libros oficiales y cumplimentación

Apertura/cierre de libros oficiales: Es necesario dar comienzo y cierre a todo libro oficial -los sacramentales, de actas, etc.-. Para darle comienzo debe señalarse este hecho brevemente en su primer folio (Ej.: En el día de hoy, como (cargo).... de esta (nombre institución)...... doy comienzo al libro titulado "....." con ..... folios numerados. En ....., a ..... de ..... de 2003). Igualmente al darle cierre, pero en la siguiente página a la última escrita.

• Errores: No deben superponerse letras, ni realizar tachaduras o utilizar "típex"; hay que invalidar la palabra incorrecta trazando una leve línea recta y delimitándola entre paréntesis, anotando en nota a pie "Vale" y firmando la nota.
• Firmas: En documentos oficiales no se admite la estampilla como firma.
• Sellado: Es aconsejable el uso de tinta violeta o azul para el tampón de sellado para evitar confusiones entre originales y copias.
• Fotocopias: Su grabado desaparece con el tiempo; su uso debe restringirse al máximo y emplearse preferentemente para trabajar en lugar de los originales.
• Uso de papel reciclado: Es aceptable para fotocopias, apuntes o trabajos en borrador.
• Soportes informáticos: Los documentos oficiales realizados en soporte informático -actas, índices, relaciones, etc.- han de ser siempre impresos, firmados, sellados y guardados en papel.

Conservación física y condiciones ambientales

Ubicación: Debe evitarse que el local destinado como Archivo sea un sótano o cualquier otra estancia húmeda. Los documentos han de guardarse en espacios adecuados lejos de focos de luz, calor y humedad -con niveles de humedad relativa aconsejables entre 50 y 60%-.

Mobiliario: Guárdense los documentos en armarios o estanterías metálicos. Así se evitarán la polilla, los roedores y la acumulación del muy corrosivo polvo. Es necesario controlar la luz, la temperatura y la humedad, así como establecer medidas contra intrusos.

Acceso, préstamo y confidencialidad

Salida / Préstamo de documentos: Debemos evitar el préstamo de documentos originales con el fin de evitar su deterioro, pérdida o sustracción. El Reglamento de los Archivos Eclesiásticos Españoles (1976) considera al préstamo de documentos un carácter de excepcionalidad.

Confidencialidad: Siguiendo la normativa eclesiástica, se establece como norma general que la documentación de los últimos 75 años ha de permanecer cerrada a la libre y pública consulta, especialmente la que contiene registros sacramentales, ya que por su naturaleza son reservados. En la práctica autonómica, las normas varían (por ejemplo, la ley vasca considera histórica la documentación con más de 50 años).

Responsables, organización y funciones del servicio diocesano de archivos

Encargado: El encargado del Archivo es el párroco o el administrador parroquial nombrado por la Autoridad diocesana. Él puede delegar esta función en un coadjutor. Para que otra persona ostente esa responsabilidad deberá tener delegación escrita del Sr. Obispo o Vicario General. Sólo las personas nombradas por la Autoridad diocesana están legitimadas para firmar las partidas sacramentales.

Funciones del Servicio Diocesano de Archivos: supervisar los archivos de todas las instituciones diocesanas, asesorar a los diversos archivos diocesanos, incluido el Archivo Histórico, y coordinar la generación de normas y flujos de documentación. Es preciso un documento que regule todo el sistema y permita la gestión integral de todos los archivos diocesanos, así como planificar la descripción y la automatización de fondos productores.

Libros sacramentales, certificados y rectificaciones

• Libros sacramentales: Deben cumplimentarse a mano y con extrema diligencia, incluyendo índices ordenados alfabéticamente por apellidos.
• Certificados sacramentales: Sólo el párroco o delegado debidamente acreditado pueden extender certificados o extractos a las personas interesadas que acrediten su identidad o presenten la debida autorización del afectado.
• Rectificación de partidas: Para cualquier rectificación-alteración de partidas se requiere la autorización de la Vicaría General. Cada cambio se hará constar en la partida consignando la referencia del documento que acredite dicha modificación.
• Expedientes matrimoniales: Todos los Expedientes matrimoniales deben conservarse; se recomienda que, una vez agrupados por años, se signen correlativamente.

Descripción archivística y normalización

La normalización y las nuevas tecnologías han impulsado la adaptación de normas como la ISAD(G) para la descripción del fondo. Es recomendable disponer de una planificación descriptiva y una base de datos (por ejemplo, implementaciones locales basadas en FileMaker u otros sistemas), que permita describir en detalle los niveles de fondo, serie y unidad documental, y facilite consultas y estadísticas de los servicios prestados en el Archivo.

La ISAAR(CPF) puede aplicarse para los encabezamientos y la identificación de productores, aunque su uso no siempre ha sido uniforme. En cualquier caso, el programa descriptivo debe ser lo suficientemente detallado a nivel de pieza para permitir consultas profundas y la generación de metadatos precisos.

Digitalización, reproducción y acceso en red

La automatización de colecciones y la digitalización de fondos permiten preservar los originales y ofrecer copias para consulta. Es importante evitar sustituir la conservación por soportes digitales sin garantizar copia impresa y firmada de documentos oficiales. Las ediciones fotocopiadas y reproducciones son útiles para trabajos sobre el material, pero deben gestionarse con criterios archivísticos claros.

La digitalización debe acompañarse de políticas de preservación digital, control de versiones y copia de seguridad, además de una planificación que determine qué fondos son prioritarios para su digitalización (por antigüedad, fragilidad, demanda de consulta, valor histórico, etc.).

Formación, investigación y difusión

Los archivos diocesanos son espacios para la investigación histórica, la memoria comunitaria y la pastoral. La colaboración con institutos universitarios, publicaciones y jornadas de archivística eclesiástica fomenta la difusión y el intercambio de experiencias.

Se recomienda mantener relaciones con centros como el Departamento de Ciencias Humanas y Sociales del IDTP, y promover la participación en jornadas y proyectos de investigación para compartir criterios de descripción, conservación y acceso.

Lista práctica de recomendaciones

1. Nombramiento formal del responsable del archivo y, si procede, delegación por escrito.
2. Elaboración de una normativa interna que regule ingreso, clasificación, expurgo, encuadernación y préstamo.
3. Conservación en mobiliario metálico y control ambiental (luz, temperatura, humedad entre 50-60%).
4. Guardar originales y restringir préstamos; ofrecer copias digitales o fotocopiadas para consulta.
5. Imprimir, firmar y sellar documentos oficiales generados en soporte informático.
6. Aplicar normas de descripción archivística (ISAD(G), ISAAR(CPF) cuando proceda) y registrar en base de datos.
7. Planificar digitalización priorizada y políticas de preservación digital.
8. Respetar la normativa sobre acceso y confidencialidad de documentos sacramentales y recientes (75 años recomendados por normativa eclesiástica).

Apéndice: tratamientos protocolarios de uso frecuente

Los tratamientos que damos en esta sección han sido obtenidos de documentaciones de congresos y actos. Tienen aplicación en protocolos eclesiásticos y civiles, y conviene conocer su correcta utilización: Su Santidad (S.S.), Su Majestad (S.M.), Alteza Real (S.A.R.), Excelentísimo/a Señor/a (Excmo./Excma.), Ilustrísimo/a Señor/a (Ilmo./Ilma.), Muy Honorable (M. Hble.), Honorable (Hble.), Ilustre (Iltre.).

Tienen tratamiento de excelencia, excelentísimo señor o excelentísima señora (Excmo./Excma.) miembros como presidentes de instituciones y altos cargos; ilustrísimo señor o ilustrísima señora (Ilmo./Ilma.) para otros cargos de alta responsabilidad; y tratamientos específicos para el clero: Su Santidad (S.S.) para el papa, Emmo. y Rvdmo. para cardenales, Excmo. y Rvdmo. para arzobispos y obispos, Ilmo. para vicarios y otros cargos.

Notas sobre protocolo y uso correcto

En muchos casos se aprecian diferencias de criterio a la hora de establecer los tratamientos en ciertos cargos cuya reglamentación no es clara. Con este pequeño listado se busca reflejar el uso y, en muchos casos, el abuso que se hace de los tratamientos por parte de algunos organizadores de eventos. Es recomendable consultar el reglamento vigente (Reales Decretos, Leyes autonómicas y reglamentos eclesiásticos) para cada caso concreto.

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